Дали Вашият автопарк ще бъде готов за одит утре?

Защо готовността за одит започва много преди пристигането на одитора.

Ако Вашият автопарк бъде подложен на одит утре, бихте ли могли бързо да предоставите записи за поддръжка, документи за съответствие, информация за шофьорите и оперативни отчети? 
За много компании отговорът не е еднозначен.

Одити на автопаркове могат да бъдат извършвани от регулаторни органи, застрахователни компании, клиенти или вътрешни процеси за качество и съответствие. Все по-често тези одити оценяват не само дали са изпълнени законовите изисквания, но и доколко ефективно се управлява автопарка.

Готовността за одит не е да подготвяте документи седмицата преди. Това е да поддържате оперативен контрол всеки ден.

Предупредителните признаци, че Вашия автопарк може да не е готов за одит

Много предприятия откриват слабости в процесите си само когато някой поиска информация, която те не могат да предоставят незабавно.

Чести предупредителни признаци са:

• Записи за поддръжка, разпределени в таблици или хартиени документи;
• Трудности при извличане на истории за превозни средства или шофьори;
• Непълна документация за съответствие;
• Оперативни данни, съхранявани в различни системи;
• Ограничена видимост върху представянето на автопарка.

Когато информацията е фрагментирана, подготовката за одит отнема повече време и повишава риска от несъответствие.

Какво всъщност търсят одиторите?

Одит на автопарк оценява дали Вашата дейност е организирана, проследима и под контрол, като се оценяват: 

• Записи за поддръжка и инспекции на превозните средства;
• Документация и съответствие на шофьорите;
• Използване на автопарка и оперативно представяне;
• Възможността да предоставите точни, структурирани записи при поискване.

В много случаи предизвикателството не е липсата на данни, а невъзможността да бъдат намерени точните записи, когато са необходими.

Как Frotcom помага Вашият автопарк да остане готов за одит

Подготовката за одит става по-проста, когато цялата оперативна информация е централизиранa и постоянно актуализирана.

Frotcom Ви помага да поддържате автопарка си готов за одит като Ви дава възможност да:

Централизирайте информацията за автопарка

• Консолидирайте данните за превозните средства, шофьорите и оперативните данни в една платформа;
• Достъп до пълни записи на поддръжката и историята на дейностите;
• Премахнете разпокъсаната информация в различни системи.

Генерирайте надеждни отчети

• Създавайте исторически и персонализирани отчети за управление на автопарка;
• Достъп до оперативни KPI и данни за представянето на автопарка;
• Експортирайте документацията бързо при необходимост.

Поддържайте съответствието всеки ден

• Планирайте профилактична поддръжка;
• Наблюдавайте времето за шофиране и почивка;
• Автоматизирайте отдалеченото изтегляне на данни от тахографа;
• Получавайте аларми за автопарка за инспекции и дейности по поддръжката.

Осигурете пълна оперативна проследимост

• Достъп до исторически маршрути и активността на превозните средства;
• Наблюдавайте използването на автопарка;
• Поддържайте надеждни записи за одити, инспекции и вътрешни прегледи.

Вместо да се подготвяте за одит, вашият автопарк остава подготвен всеки ден.

Добро управление на автопарка винаги е готово за одит

Не подготвяйте автопарка си само когато наближава одит. Поддържайте го в съответствие с изискванията, организиран и под контрол всеки ден.

Когато Вашата компания централизира информацията, автоматизира процесите за съответствие и поддържа пълни оперативни записи, тя е по-добре подготвена да докаже съответствието, да подобри ефективността и да намали оперативния риск.

Би ли бил готов Вашият автопарк за одит утре? Поговорете с нашите експерти по управление на автопарка и научете кои модули са необходими на Вашия автопарк, за да остане в съответствие с изискванията и подготвен за инспекции, одити и оперативни прегледи.